Online visiteren: waar moet je op letten

Welke mogelijkheden zijn er?

We zien drie manieren om dit jaar visitaties te organiseren. Als voor de deelnemers geen reis- of contactbeperkingen gelden, en het bezoek ingericht kan worden volgens de RIVM-richtlijnen, is een locatiebezoek mogelijk. Houd er wel rekening mee dat deelnemers nog last-minute kunnen afhaken, bijvoorbeeld bij aanpassing van reisadviezen of door verkoudheidsklachten. Het is daarom goed om een hybride visitatie achter de hand te houden: een locatiebezoek waarbij een deel van deelnemers inbelt. Als het aantal personen dat niet op locatie aanwezig kan zijn te groot is, is een volledig online visitatie de beste optie.

Voordelen van online visiteren

• Veilig visiteren in tijden van corona
• Geen kosten voor reis, verblijf en catering
• Flexibele opzet en bezoekschema mogelijk
• Meerdere instellingen organiseerden al met Qanu een succesvolle online visitatie

Waar moet je op letten?

De meeste visitaties zijn geschikt om online te organiseren, zo lang je in de voorbereiding en opzet rekening houdt met de mogelijkheden en beperkingen van deze specifieke vorm van visiteren:

• Instemming. Verzeker je ervan dat het volledige panel zich comfortabel voelt bij de gekozen werkwijze.
• Bezoekschema. Een online visitatie kost vaak meer tijd dan een locatiebezoek. Vergaderen achter een scherm is voor de meeste deelnemers vermoeiender, en rond de interviews zal meer tijd nodig zijn voor intern paneloverleg.
• Flexibele indeling. Bij een online visitatie zit je niet vast aan een opeenvolgend bezoekschema op één locatie. Gebruik de mogelijkheden die dit biedt. Overweeg om de interviews over meerdere kortere dagen/dagdelen te spreiden. Neem rondleidingen van tevoren op, laat studenten vanuit het lab of hun stageplek inbellen of betrek je stakeholders vanuit de hele wereld; wees creatief.
• Documentatie. Lever de documentatie tijdig aan, inclusief eventuele documenten ter inzage (leestafel). Bij een online visitatie heeft een panel vaak meer tijd nodig voor de voorbereiding.
• Gesprekken. Het bereiken van een goede gespreksdynamiek vraagt meer voorbereiding: spreek van tevoren tussen instelling, panel en Qanu een gespreksprotocol af waarin je bijvoorbeeld vastlegt hoe deelnemers het woord kunnen vragen, en of en hoe de chatmogelijkheid gebruikt wordt. De secretaris kan hierbij een aantal best practices adviseren aan voorzitter en instelling gebaseerd op eerdere ervaringen, xodat een vorm gevonden wordt waarbij beide partijen zich comfortabel voelen.

Hoe richt je een online visitatie technisch in?

Inventariseer welke vergadersoftware binnen je instelling beschikbaar is. Denk naast de gebruikelijke vergadersoftware ook aan applicaties voor online onderwijs. Goede vergadersoftware kan alle deelnemers tegelijk in beeld tonen, en biedt de mogelijkheid om meerdere vergaderingen parallel te laten lopen.

Richt daarbij voor ieder interview een aparte vergadering in, en daarnaast een vergadering voor intern paneloverleg. De deelnemers aan de interviews kunnen dan tijdig inloggen op hun eigen vergadering, zodat ze al klaarzitten als het panel aanschuift. Ook kunnen zij nog napraten als het panel weer is uitgelogd. Het intern paneloverleg is een doorlopende vergadering waarin het panel na ieder interview terugkeert. Laat het panel van tevoren de software testen, bijvoorbeeld tijdens hun vooroverleg, zodat alles op de dag zelf soepel verloopt.

Zorg voor heldere gebruikersnamen, zodat duidelijk is wie wie is in de interviews. Laat de gespreksgroepen niet te groot worden: vijf deelnemers per gesprek vanuit de instelling is een werkbaar aantal. Communiceer duidelijk met wie deelnemers contact moeten opnemen bij technische issues, en regel waar mogelijk back-up.

Hybride visitatie

Een hybride visitatie vereist extra aandacht voor techniek. De deelnemers op locatie gebruiken hier hetzelfde beeldvak in de vergadersoftware, wat ze lastig zichtbaar en hoorbaar kan maken van buitenaf. De gebruikte camera en microfoon moeten geschikt zijn om in een grotere ruimte voldoende kwaliteit te leveren. In het ideale geval gebruik je een bewegende camera bediend door een professional. De meeste universiteiten en hogescholen hebben hier de beschikking over voor hun online onderwijs, al kan de beschikbaarheid hiervan beperkt zijn. Als dit niet haalbaar is, dan kan een reguliere webcam volstaan. De deelnemers in de zaal moeten dan voldoende zichtbaar zijn voor inbellende deelnemers. De meeste vergadersoftware beschikt over de mogelijkheid om één actief scherm groter weer te geven (Speaker View of Thumbnail View), dit kan je gebruiken om de zaal groter in beeld te krijgen.