Online visiteren is sinds de corona-uitbraak begin 2020 een serieus alternatief geworden voor een locatiebezoek. Een visitatie op afstand is nadrukkelijk geen gemankeerde versie van een fysiek bezoek, maar een andere vorm van visiteren met haar eigen voor- en nadelen en werkwijze. Qanu heeft inmiddels een aantal online visitaties succesvol afgerond. Waar moet je volgens ons op letten als je een commissie van afstand een evaluatie wilt laten uitvoeren?
We zien drie manieren om dit jaar visitaties te organiseren. Als voor de deelnemers geen reis- of contactbeperkingen gelden, en het bezoek ingericht kan worden volgens de RIVM-richtlijnen, is een locatiebezoek mogelijk. Houd er wel rekening mee dat deelnemers nog last-minute kunnen afhaken, bijvoorbeeld bij aanpassing van reisadviezen of door verkoudheidsklachten. Het is daarom goed om een hybride visitatie achter de hand te houden: een locatiebezoek waarbij een deel van deelnemers inbelt. Als het aantal personen dat niet op locatie aanwezig kan zijn te groot is, is een volledig online visitatie de beste optie.
De meeste visitaties zijn geschikt om online te organiseren, zo lang je in de voorbereiding en opzet rekening houdt met de mogelijkheden en beperkingen van deze specifieke vorm van visiteren:
Inventariseer welke vergadersoftware binnen je instelling beschikbaar is. Denk naast de gebruikelijke vergadersoftware ook aan applicaties voor online onderwijs. Goede vergadersoftware kan alle deelnemers tegelijk in beeld tonen, en biedt de mogelijkheid om meerdere vergaderingen parallel te laten lopen.
Richt daarbij voor ieder interview een aparte vergadering in, en daarnaast een vergadering voor intern paneloverleg. De deelnemers aan de interviews kunnen dan tijdig inloggen op hun eigen vergadering, zodat ze al klaarzitten als het panel aanschuift. Ook kunnen zij nog napraten als het panel weer is uitgelogd. Het intern paneloverleg is een doorlopende vergadering waarin het panel na ieder interview terugkeert. Laat het panel van tevoren de software testen, bijvoorbeeld tijdens hun vooroverleg, zodat alles op de dag zelf soepel verloopt.
Zorg voor heldere gebruikersnamen, zodat duidelijk is wie wie is in de interviews. Laat de gespreksgroepen niet te groot worden: vijf deelnemers per gesprek vanuit de instelling is een werkbaar aantal. Communiceer duidelijk met wie deelnemers contact moeten opnemen bij technische issues, en regel waar mogelijk back-up.
Een hybride visitatie vereist extra aandacht voor techniek. De deelnemers op locatie gebruiken hier hetzelfde beeldvak in de vergadersoftware, wat ze lastig zichtbaar en hoorbaar kan maken van buitenaf. De gebruikte camera en microfoon moeten geschikt zijn om in een grotere ruimte voldoende kwaliteit te leveren. In het ideale geval gebruik je een bewegende camera bediend door een professional. De meeste universiteiten en hogescholen hebben hier de beschikking over voor hun online onderwijs, al kan de beschikbaarheid hiervan beperkt zijn. Als dit niet haalbaar is, dan kan een reguliere webcam volstaan. De deelnemers in de zaal moeten dan voldoende zichtbaar zijn voor inbellende deelnemers. De meeste vergadersoftware beschikt over de mogelijkheid om één actief scherm groter weer te geven (Speaker View of Thumbnail View), dit kan je gebruiken om de zaal groter in beeld te krijgen.
Qanu heeft al meerdere online visitaties uitgevoerd, en heeft een groot aantal in voorbereiding. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden, en we zoeken samen naar een werkwijze die past bij jouw situatie