Insight

Digitaal visiteren: een jaar verder

20200811-Qanu-086

Sinds het voorjaar van 2020 hebben we bij Qanu tientallen online visitaties begeleid. Dit waren opleidingsaccreditaties, onderzoeksevaluaties en bestuurlijke visitaties die varieerden van één dag tot meerdaagse bezoeken waarbij meerdere opleidingen aan bod kwamen. Wat hebben we hiervan geleerd? Wat vinden de betrokkenen ervan, wat zijn de best practices en welke valkuilen kwamen we tegen?

Beter dan gedacht

Toen uitstel geen optie meer was zijn we er, sommigen met frisse tegenzin, aan begonnen: de digitale visitatie. Als we met organisatoren en panelleden terugkijken op hun eerste ervaringen valt één ding op: de ervaring is bijna altijd positiever dan vooraf gedacht. Een online visitatie verloopt doorgaans zonder technische en inhoudelijke problemen. De deelnemers hebben het gevoel dat de gesprekken voldoende de diepte in kunnen gaan, en waarderen de flexibiliteit die de visitaties bieden. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van reistijd, en is het makkelijker om deelnemers vanaf verschillende locaties te laten inbellen.

De kinderziektes die we in het begin wel eens tegenkwamen zijn grotendeels verdwenen: natuurlijk staat er nog wel eens een deelnemer onbedoeld op mute, of kan er iemand niet de juiste knoppen vinden, maar dit zijn uitzonderingen die vaak snel zijn opgelost. Zowel de panelleden als gespreksdeelnemers zijn inmiddels ervaren online vergaderaars. Het lukt de voorzitters en hun panels vaak goed om de voorbereide vragen te stellen en beantwoord te krijgen. In sommige gevallen lopen de gesprekken zo natuurlijk en geanimeerd dat je haast zou vergeten dat je thuis achter je eigen computer zit en niet met elkaar in een zaal. De koudwatervrees die sommige instellingen hebben als zij voor een online visitatie kiezen is wat ons betreft dus ook niet nodig: tot nu toe zijn al onze online visitaties naar tevredenheid verlopen.

De toekomst van digitaal visiteren

Tegelijkertijd meldden veel organisatoren en panelleden dat zij, zodra de mogelijkheid er weer is, een locatiebezoek zouden prefereren. Zij missen de sfeer, de ontmoeting en de non-verbale communicatie van een locatiebezoek. Online weinig ruimte voor 1-op-1 contact zodat alles plenair afgestemd moet worden, een beperking die vooral panelleden en organisatoren ervaren. Ook vinden vooral panelleden een online visitatie vermoeiend, zeker als deze meerdere dagen duurt. Op de langere termijn zien de meeste instellingen een plaats voor online visitaties als één van de opties om een bezoek te organiseren, die zowel beperkingen als voordelen kent, en als de omstandigheden daarom vragen kan worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan internationale panels, waarbij een online bezoek veel dure, tijdrovende en milieubelastende reisbewegingen scheelt. De ervaren beperkingen van een online ontmoeting wegen dan ruimschoots op tegen de voordelen.

Best practices

• In een online setting is het gemakkelijk om een visitatie in meerdere stukken op te knippen. Een vooroverleg, open spreekuur, ontwikkelgesprek of een lastig te plannen interview kan ook in de weken rondom de visitatie ingepland. En in plaats van één lange visitatiedag kun je ook twee korte dagen plannen. Dit geeft ruimte voor inrichten van een bezoekschema.

• Online is het gemakkelijker om parallelsessies in te plannen omdat er snel van locatie kan worden gewisseld. Hetzelfde geldt voor rondleidingen: bij een recente onderzoeksevaluatie belden verschillende onderzoekers in vanuit hun lab, en gaven het panel een korte impressie van de ruimte en de apparaten daarin.

Valkuilen
• Voor een online visitatie is meer overlegtijd voor het panel nodig: alle afstemming vindt in plenaire sessies plaats. Als je dit niet inplant is het lastiger voor het panel om systematisch te werken en overzicht te houden, of gaat de pauzetijd, die juist zo hard nog is bij een online visitatie, aan overleg verloren. Plan daarom ruime buffers tussen de interviews.: bij voorkeur een half uur tussen ieder interview, en een uur in pauze in de middag. Dit onderbreekt het beeldschermwerk en geeft ruimte om even afstand te nemen.

• Deel tijdig mee welk vergaderplatform je wil gaan gebruiken. Sommige panelleden mogen van hun werkgever bepaalde software niet gebruiken (vooral bij Zoom komt dit voor vanwege de privacy-voorwaarden). Meestal kunnen panelleden dit zelf oplossen door een privéapparaat te gebruiken tijdens de visitatie, maar dit moet wel tijdig besproken.

• Zorg voor goede scheiding tussen interne sessies en interviews, en maak afspraken over de start van interviews. We hebben visitaties meegemaakt waarin alle deelnemers in één ruimte bijeenkwamen in afwachting van plaatsing in de juiste vergaderruimte, waardoor panelleden bij inloggen soms midden in een voor- of nabespreking van de instelling terechtkwamen. Andersom is een panel er ook niet van gediend als er zich al deelnemers melden als zij hun voorbereidingen nog niet hebben afgerond. Wat vaak goed werkt is het aanmaken van aparte vergaderruimtes per interview, waar het panel zich op de afgesproken tijd meldt. Een andere veelgebruikte optie is het plaatsen van het panel in een vaste vergaderruimte, waarvan de instelling steeds na signaal van het panel de interview deelnemers vanuit een wachtruimte toelaat.